La codification des marchandises en entrepôt

La codification des marchandises en entrepôt permet une bonne organisation du stock, ce qui a une incidence positive sur toutes les activités menées dans les installations. D'où la nécessité d'identifier chaque produit dès sa réception. 

Le processus de codification des marchandises consiste à identifier les produits sans équivoque par un code ou un signe. Ce code est associé à une étiquette apposée au produit qui permettra d'y accéder de façon électronique. Les étiquettes les plus utilisées dans le monde de la logistique sont les codes-barres et les étiquettes RFID.

Cet article explique en détail ce qu'est la codification et quels sont les avantages d'une identification correcte de tous les produits de l'entrepôt. Les équipements et les critères utilisés pour la codification seront également précisés, l'accent étant mis en particulier sur le WMS.

Qu'est-ce que la codification dans un entrepôt ?

Codifier signifie assigner un code à un produit. Ce code permet de connaître certaines caractéristiques principales d'un produit : sa référence, sa date d'arrivée à l'entrepôt, sa date d'emballage et de péremption, ses ingrédients ou sa dangerosité, entre autres. 

L'objectif de la codification est d'identifier la marchandise de manière univoque (il ne peut y avoir deux produits avec le même code). Le système de gestion d'entrepôts (WMS) joue un rôle de premier plan dans ce processus. C'est le WMS qui génère le code de chaque article, qui attribue les emplacements des produits dans l'entrepôt et qui fait un suivi des différentes phases par lesquelles il passe (ou, ce qui revient au même, qui assure sa traçabilité).

Aujourd'hui, des tendances telles que les livraisons ultras rapides ou le stockage de marchandises de petite taille ont ajouté de la complexité aux processus de l'entrepôt. C'est pourquoi, il est essentiel d'établir un contrôle exhaustif des articles et d'enregistrer tous leurs mouvements afin d'étudier avec précision les flux de marchandises et de pouvoir les optimiser. Grâce à la codification et à l'aide d'un WMS, les opérateurs peuvent localiser et expédier des produits plus rapidement et avec moins d'erreurs.

Avantages de la codification et de l'étiquetage des produits

La codification est très utile à toutes les étapes de la chaîne logistique, du fabricant au consommateur final. Les fabricants peuvent ainsi être au courant de l'état de leur stock et être en mesure de localiser et d'expédier rapidement les articles. Les consommateurs, quant à eux, bénéficient des bonnes pratiques logistiques mises en œuvre par les entreprises et par conséquent de la disponibilité du produits lorsqu'ils vont acheter ou de la réception rapide et sans erreur de leurs commandes en ligne.

Ainsi, le fait de codifier les articles et qu'ils soient dûment identifiés offre les avantages suivants :

• La rapidité des réceptions. Si tous les produits qui arrivent à l'entrepôt sont étiquetés, ils peuvent être identifiés plus rapidement. Dès la lecture de leur étiquette à l'aide d'un terminal RFID, les articles sont automatiquement enregistrés dans le système.
• La traçabilité. Tous les produits étant identifiés, il est facile de faire un suivi des différentes étapes par lesquelles passe la marchandise. 
• Un contrôle du stock en temps réel. Il est possible de connaître le nombre exact de produits en stock à tout moment.
• Une connaissance approfondie du marché. Plus les données sont nombreuses, plus il est facile de prendre des décisions sur la façon d'améliorer les opérations et d'anticiper les nouvelles demandes des clients. La codification permet d'analyser une multitude de variables : la date et la quantité de chaque produit vendu ou encore de savoir quel espace est nécessaire pour le stocker dans l'entrepôt.
• Une préparation efficace des commandes. Le picking est l'une des opérations nécessitant le plus de temps et de ressources. Disposer de tous les articles contrôlés et identifiés offre de la rapidité, car le WMS connaît la localisation exacte de chaque référence et donne aux opérateurs des instructions précises sur la façon de les localiser.
• Une absence d'erreurs. Le fait d’identifier la marchandise évite les pertes et les erreurs dans toute opération, ce qui se traduit par un meilleur service logistique, une plus grande satisfaction du client et une baisse considérable des coûts. 

Les types et normes de codification des articles

Il existe différentes manières de codifier les marchandises de l'entrepôt en fonction des symboles utilisés. Chaque entreprise choisit le système qui lui convient le mieux. Les types les plus courants sont les suivants :

• La codification numérique. Seuls des chiffres (pas de lettres ni de signes) sont utilisés.
• La codification alphabétique. Elle se compose  uniquement de lettres.
• La codification alphanumérique. Le code est une combinaison de lettres, de chiffres et de signes.

Si l'entreprise établit son propre système de codes, son utilisation doit être facile et accessible à tout le personnel concerné. Il est recommandé que les codes soient courts et qu'ils aient toujours la même longueur afin d'en faciliter la lecture et l'écriture.

Une fois le type de codification choisi, l'étape suivante consiste à étiqueter la marchandise. C'est là qu'intervient le code-barres, la manière la plus courante de représenter un code dans un entrepôt. Le lecteur laser est chargé de reconnaître les barres et de les convertir en leur équivalent alphanumérique, ce qui en fait un système rapide et précis. 

Bien qu'il existe d'autres possibilités plus modernes comme les codes QR ou les étiquettes RFID, il est difficile de dépasser la simplicité et l'efficacité du code-barres. C'est ce qui le rend encore plus omniprésent dans le secteur logistique. En outre, l'utilisation du code-barres peut aussi bien être interne qu'externe. Mais pour être utilisé à l'externe, entre des entreprises différentes, il doit respecter un certain nombre de règles et de normes.

La GS1 (anciennement, l'Association internationale de numérotation des articles) a mis au point un système de codification qui garantit l'identification unique des produits à l'échelle internationale.

Examinons les codes les plus courants que cette association a mis en place :

• L'EAN-13. Il sert à identifier, en majorité, les articles qui sont exposés dans les points de vente. Il s'appelle ainsi parce qu'il comprend treize chiffres numériques qui se divisent en quatre catégories : pays de provenance, entreprise créatrice du produit, code du produit et numéro de contrôle. Le code du fabricant est fourni par l'organisme compétent de chaque État (en France, c’est l’organisme mondial de standardisation, plus connue par son sigle : GS1).
• L'EAN-128 ou le GS1-128. Ce code a été créé afin de fournir des informations complémentaires à celles qui sont fournies par le code EAN-13 (par exemple, le poids, la date de production, la date de péremption, le lot, le numéro de série, la destination finale du produit, etc.). C'est le code de référence dans le secteur logistique.
• Le SCC (Serial Shipping Container Code). Il est utilisé pour la gestion et le suivi des commandes. Ce code est particulièrement utile pour assurer des livraisons efficaces.

L'ERP et le WMS : logiciel de codification de la marchandise

La seule façon de codifier correctement les articles stockés est d'utiliser un logiciel : essentiellement, l'ERP et le WMS.

L'ERP attribue automatiquement un code à chaque article du catalogue de la compagnie. Le code doit respecter le type de codification utilisé par l'entreprise (EAN-13, EAN-128, étiquette RFID, etc.). 

De son côté, le WMS (comme Easy WMS de Mecalux) peut également générer des codes, par exemple pour des articles qui sont arrivés en entrepôt non codés ou pour de nouveaux articles qui ont été créés dans l'entrepôt, tels que les kits. Dans ce cas, les opérateurs doivent identifier chaque article individuellement et le saisir manuellement dans le système (en indiquant ses caractéristiques pour que le WMS puisse le reconnaître et créer un code pour ce dernier).

La numérisation d'un code permet l'accès à toutes les informations relatives à l'article en question (son poids, son volume, les précautions à prendre lors de son stockage ou sa rotation).

L'ERP dispose des bases de données contenant toutes les règles et toutes les informations indispensables au développement des activités commerciales (entre autres, les agences de transport, les fournisseurs et, bien sûr, la base de données articles). La base de données articles est celle qui a le plus d'importance dans la logistique et la codification en particulier, puisqu'elle inclut toutes les données relatives à la marchandise.

Le WMS incorpore toutes les informations de la base de données articles afin de pouvoir gérer la marchandise dans l'entrepôt de façon appropriée. La manière dont les différents processus seront développés dépendra des caractéristiques de la marchandise. Dans le picking, par exemple, il faut connaître la volumétrie du produit pour définir les caisses à utiliser ou pour en déterminer l'emballage.

La connexion entre l'ERP et le WMS doit être permanente et bidirectionnelle, car, avec toutes les informations du code et de la base de données articles, le WMS peut organiser les produits dans l'entrepôt sur la base de critères tels que la nature, le volume, le poids, l'état, la présentation ou ses attributs (péremption, qualité, couleur, etc.).

Le WMS doit être conçu pour développer une stratégie d'attribution des emplacements des marchandises en fonction des préférences ou des besoins de l’entreprise. Cette bonne organisation de l'entrepôt a une incidence positive sur toutes les activités qui y sont menées, notamment sur la préparation de commandes.

Codification : ordre et contrôle

La codification est un processus qui a pour but de faciliter la localisation des marchandises dans l'entrepôt et d'assurer une traçabilité complète. Codifier est synonyme d'ordre et de contrôle. La disponibilité de tous les articles identifiés contribue à une gestion beaucoup plus efficace du stockage. L'avantage le plus évident est la traçabilité : enregistrer tous les mouvements des produits tout au long de la chaîne logistique.

Il ne fait aucun doute que le WMS est important, c'est un système capable de contrôler le stock et tous les mouvements  dans l'entrepôt, tant pour connaître l'inventaire que pour localiser les produits. Pour que cela soit possible, il est indispensable qu'il y ait une coordination entre l'ERP (qui  gère la base de données articles avec toutes les informations relatives à chaque produit) et le WMS (qui est chargé de lire le code du produit et de lui attribuer un emplacement dans l'entrepôt).

Les entreprises doivent identifier tous les articles au fur et à mesure qu'ils arrivent à l'entrepôt afin de leur attribuer un emplacement selon leurs caractéristiques. Le WMS incorpore des règles pour l'organisation correcte de la marchandise dans l'entrepôt. Ce système connaît la localisation exacte de chaque article à tout moment.

Prenez contact avec Mecalux si vous voulez doter votre entrepôt d'un WMS prêt à contrôler et à optimiser tous les processus, à faire un suivi très rigoureux des produits, à les codifier et à gérer efficacement les flux. Easy WMS est un système capable de s'intégrer à n'importe quel ERP pour coordonner tous ces processus, y compris la codification de la marchandise.